OTEL DEPARTMANLARINDA YAPILACAK OPERASYON VE FAALİYETLER
Genel olarak bakarsak eğer 10 ana başlık altında kısaca sınıflandırabiliriz .
- Genel Yönetim
- Yiyecek&içecek
- Ön Büro
- Eğlence & Spor & Sağlık (Wellness) & Kültürel olaylar
- Satış , Pazarlama ve Halkla İlişkiler
- İnsan Kaynakları
- Finans
- House keeping- Çamaşırhane- Kuru Temizleme
- Mühendislik
- Yatırımcı ile ilişkiler
Genel Operasyon
- • FF&E (Mobilya, Demirbaş & Teçhizatları) ve OS&E (İşletme Malzeme & Teçhizatları) gibi özellik taşıyan malzemenin seçiminde ve satın alımında listelerinin hazırlanması ve denetimi.
- Tüm departmanlar için detaylı kontrol verimlilik incelemesi ( yiyecek içecek, spor, önbüro, satış pazarlama, housekeeping, güvenlik, muhasebe, satınalma, mühendislik)
- Tüm departman ve bölümler için prosedürlerin hazırlanması(personel, muhasebe, satış pazarlama ve satınalma gibi departmanlarda dahil)
- Tüm pozisyonlar için görev tanımları ve sorumluluklarının hazırlanması ve uygulanması
- Departman müdürlerinin eğitilmesi( özellikle sürekli misafir memnuniyetini sağlayacak, satışı desteklemeye ve mali sorumluluğu arttırmaya yönelik)
- Çevrecilik programının tanıtılması
- Müşteri şikayet ve memnuniyet programının hazırlanması
- Karlılığı arttırıcı çalışmalar yapmak
- Misafir memnuniyeti ve sadakati sağlayıcı kalite arttırmaya yönelik hizmet standartları oluşturmak ve tanıtmak.
- • Turizm bakanlığının istediği yıldızlanma aşamasına yardımcı olmak
Yiyecek& İçecek
- Menü planlaması ve yiyecek içecek promosyonları için beslenme ve mevsimsel değişikliklerin takibi ve uygulaması
- Kaliteli catering, banket ve toplantı ve oda servisi sistemlerinin kurulması
- Yiyecek içecek outletlerinin konsept ve operasyonunu (menü, dekorasyon, eğlence, hizmet çeşidi, hizmet saatleri, promosyonel faaliyetleri gibi ) konularda analiz ederek en etkili ve karlı çözümlerin oluşturulması
- Sezona ve olaylara bağlı olarak yiyecek içecek promosyonları hazırlamak
- Mutfak ve restaurant yerleşim planı tasarımı
- Yiyecek içecek maliyetlerinin kontrolü
- Yüksek hijyen standartlarının uygulanması
- Menü planlaması ve fiyat stratejilerinin belirlenmesi
- Servis ve hizmet standartlarının oluşturulması
Önbüro
- Münferit misafirler ve gruplar için özel bir karşılama ve kayıt prosedürü hazırlanması ve tanıtımı (giriş öncesi, VİP, hoşgeldiniz dahil)
- Concierge ve bellboy hizmetlerinin kurulması
- Özel bir night-audit sistemi kurulması
- Özel bir kasa sistemi kurulması
- Telefon ile konuşma becerileri ile ilgili özel bir çalışma
- bilgi işlem programı kuruluşunu organize etmek.
- shuttle servis ve transfer sistemi ( otel standartlarına göre değişir )
- Rezervasyon prosedürleri
- Eğitim desteği verilmesi
Eğlence & Spor & Sağlık (Wellness) & Kültürel olaylar
- Farklı ilgi gruplarına yönelik aktivite ve programlar oluşturmak
- Modern turizmde çok önemli bir faktör haline gelen Wellness konsepti uygulamalarını operasyon içerisine yerleştirmek.
- Misafirlerin beklentileri ve operasyon ile ilgili en son gelişmelerin takibi ve uygulanması
- Misafir memnuniyet programı
- Çocuk programları düzenlenmesi
- Yüksek kaliteli animasyon hazırlanması
Satış , Pazarlama ve Halkla İlişkiler
- Satış pazarlama planının hazırlanması ve uygulanması ( medya planı , pazar bölümlendirmesi)
- Satış blitz'lerinin, road showların ve fuar katılımlarının organizasyonu.
- Satış pazarlama bütçesi hazırlanması
- Kurumsal kimliğin oluşturulması ve uygulanması
- Sürekli promosyon programlarının hazırlanması ( otelin durumuna göre değişiklilik gösterir )
- Tüm acenta ve tur operatörlerine tanıtım organize etmek
- Bölgesel, ulusal ve uluslararası kuruluşlar ile halkla ilişkiler faaliyetleri yapmak.
- Belirlenen bütçeler doğrultusunda hedeflere ulaşmak için stratejik planların oluşturulmak .
- Online satış kanallarında ve otelin online satışında statejik tüyoların verilmesi ve oluşturulmak.
İnsan Kaynakları
- Personel el kitabının hazırlanmak
- Oryantasyon programının hazırlanmak ve sonrasın da hayata geçirmek
- Personele motivasyon ve teşvik programların hazırlanmak
- Tüm personele eğitim programları hazırlamak .
- Motivasyon ve kariyer geliştirme programlarını hazırlamak
- Personel değerlendirme ve performans programının hazırlanması ve uygulanması.
- Yeni personel bulmaya yönelik kaynaklarla ile ilgili insan kaynakları programını kurmak
Finans
- Tüm departmanlar için yıllık bütçe hazırlanması
- Tüm departman müdürlerini mali sorumluluklarını üstlenecek şekilde eğitmek , programlamak.
- Tüm Departmanların karlılık analizini yapmak
- Hedeflere göre sapmaları ve sebeplerini içeren aylık ve yıllık kar zarar raporu hazırlanmak
- Dayanıklı dayanıksız mallar ile demirbaşlar için düzenli envanter çalışmalarını yapmak
- Detaylı gelir kontrol sistemi kurulmak.
- Kredi kontrol sisteminin kurmak
House keeping- Çamaşırhane- Kuru Temizleme
- Düzenli temizlik programları hazırlanması( günlük, haftalık, aylık)
- Temizlik standartlarının belirlenmesi
- Hijyen standartlarının kurmak
- Tüm ekipmanlar için özel bir bakım programı oluşturmak
- Detaylı temizlik ve yıkama maliyet programı hazırlamak
- HK departmanına gerekli eğitimleri vermek
- HK departmanı için gerekli kimyasal eğitimlerinin vermek . (Alınan kimyasal grubuna göre verilir. )
Mühendislik
- Yatırımı koruyacak , müşteri memnuniyetini en yüksek seviyede tutacak, önleyici bakım hizmetini uygulamaya sokmak
- Gerekli yıllık bakım anlaşmalarını sağlamak ve yatırım maliyetlerini kontrollü bir şekilde kalmasını sağlamak
- Isıtma , aydınlatma ve enerji maliyetlerinin nasıl düşürüleceği ile ilgili yöntemlerin uygulamaya sokulması
Yatırımcı ile ilişkiler
- Bir önceki ayın tüm faaliyetlerini içeren mali rapor sunulması (bütçedeki sapmaları da gösteren kar zarar raporu, envanter raporları )
- Geçen ayın satış pazarlama faaliyetleri
- Gelecek aylar için satış pazarlama faaliyetleri
- Departman performans raporları
- Yeni Yatırım planlarının ve fizibilite çalışmalarını organize etmek
